สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ถูกเรียกในภาษาไทยหลายแบบ อาทิเช่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานไร้กระดาษ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวทำให้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) สามารถจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล นอกจากนั้น ยังช่วยลดงานด้านการจัดเก็บเอกสารและการจัดทำเอกสาร รวมถึงการลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในองค์กรอีกด้วย
ในที่นี้ขอกล่าวถึงการรับส่งหนังสือผ่านระบบงานสารบรรณของมหาวิทยาลัย โดยส่วนมากแล้วผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณต้องมีหน้าที่และความรอบรู้ในเรื่องต่าง ๆ โดยมีหลักดังต่อไปนี้
- การรับ – การส่งหนังสือราชการ
- การร่างหนังสือโต้ – ตอบของราชการ
- การจัดเก็บ เอกสาร หนังสือ และจดหมายราชการ
- การรู้จักแหล่งแลกเปลี่ยนหนังสือ
- การรู้สืบค้นหาหนังสือ ระเบียบ คำสั่ง ฯลฯ ของราชการ
โดยปัจจุบันนี้ มหาวิทยาลัยต่าง ๆ ได้ดำเนินการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ในระบบสารบรรณ หรือเรียกอีกอย่างว่า ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็น คณะ / สถาบัน / สำนัก / กอง / วิทยาลัย โดยให้สามารถสื่อถึงกันโดยรวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาทรัพยากร และงบประมาณ ดังนั้นการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้กับองค์กรใหญ่ระดับมหาวิทยาลัยถือว่าเป็นเรื่องที่ดี ถึงแม้จะไม่สามารถครอบคลุมการทำงานทั้งหมดของระบบงานสารบรรณ เพราะหนังสือบางประเภทยังไม่สามารถที่จะส่งผ่านทางระบบได้ หนังสือที่ส่งผ่านทางระบบส่วนใหญ่ได้แก่ หนังสือแจ้งเวียน หนังสือข่าวสารทั่วไป หนังสือเชิญประชุม หนังสือแจ้งเพื่อทราบ โดยเราสามารถเรียนรู้การส่งหนังสือผ่านระบบสำนักงานได้ไม่ยาก โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้งานผ่านเว็บไซต์ โดยมีสิ่งที่หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย จำเป็นต้องใช้ได้แก่เมนู
- ข้อมูลเข้า คือ หนังสือที่หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยส่งเข้ามา โดยจะประกอบด้วยหนังสือ 2 ประเภท คือ หนังสือภายในและภายนอก
- ข้อมูลออก คือ ข้อมูลที่หน่วยงานได้ส่งออกไปยังหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย
- ทะเบียนรับภายใน คือ การลงทะเบียนรับหนังสือจากหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยที่ไม่ได้ส่งผ่านระบบเล็กทรอนิกส์
- ทะเบียนส่งภายนอก คือ การบันทึกข้อมูลหนังสือที่ส่งออกภายนอกมหาวิทยาลัย
เมนูที่กล่าวมาข้างต้น เป็นหัวใจหลักที่ต้องใช้งานในประจำวันของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ดั้งเดิมนั้นเราอาศัยการเก็บข้อมูลหนังสือภายในและภายนอก โดยการเก็บรวบรวมเข้าแฟ้มสำนักงานและจัดเป็นหมวดหมู่คล้ายกับเมนูที่กล่าวมาข้างต้น เมื่อเวลาผ่านไปเอกสารเพิ่มขึ้นเนื้อที่การจัดเก็บน้อยลง แต่การเก็บเอกสารที่ผ่านมาทางระบบหรือการเก็บเพิ่มเติมเข้าไปในระบบนั้น คือการใช้วิธีแสกนหนังสือเข้าไปและจัดเก็บตามแหล่งที่มาและประเภทของของหนังสือ จะทำให้สะดวกในการค้นหาในภายหลัง โดยการสร้างแฟ้มเอกสารไว้ภายในระบบ เมื่อสิ้นปีแทนที่จะต้องหอบแฟ้มเอกสารไปเก็บในห้องเก็บเอกสารเก่า เพื่อเว้นที่ไว้เก็บเอกสารใหม่เราสามารถเก็บในแผ่นซีดี ทำให้ประหยัดทั้งเนื้อที่และเวลาการทำงาน ถ้าลองเปรียบเทียบการจัดเก็บข้อมูลในระยาวแล้วระบบอิเล็กทรอนิกส์มีประประโยชน์มากมายทีเดียว
ดังนั้นมหาวิทยาลัยมีการส่งเสริมให้หน่วยงานทุกหน่วยหันมาทำงานสารบรรณบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในการปฏิบัติราชการ เพื่อส่งเสริมความรู้ความสามารถ สร้างทัศนคติเพื่อการเรียนรู้ร่วมกันในการพัฒนางานขององค์กร
แหล่งที่มา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น