การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มนุษย์สร้างขึ้น โดยมีชุดคำสั่งระบบสั่งการในการทำงาน เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ ที่จะช่วยในการดำเนินงานและปฏิบัติงานส่งผ่านกระบวนการข้อมูลภายในสำนักงาน

ส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์

1. ตัวเครื่อง ได้แก่ อุปกรณ์ต่าง ๆ ด้านอิเล็กทรอนิกส์ที่รวมประกอบขึ้นมาเป็นประโยช์ในการทำงาน เช่น หน่วยรับข้อมูล หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยแสดงผล


2. คำสั่งเครื่อง เป็นโปรแกรมที่ควบคุมและสั่งการในการปฏิบัติงานของระบบคอมพิวเตอร์ให้แสดงผลหรือจัดการข้อมูลตามที่ต้องการ


3. คน ถือว่าเป็นส่วนสำคัญในการเป็นผู้ลงมือปฏิบัติและนำผลไปใช้ให้เกิดประโยชน์

สำนักงานอัตโนมัติ

คือ การนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์ทางเทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยในการปฏิบัติงาน ให้สามารถดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด สำนักงานที่มีการใช้อุปกรณ์สำนักงาน ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีชั้นสูง ปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ แทนคนได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการประมวลข้อมูลข่าวสารทุกรูปแบบ โดยมีการจัดเก็บ และเรียกใช้ข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการ

ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภทคือ

1. ระบบการจัดการด้านเอกสาร เช่น การประมวลผลคำ การประมวลผลภาพ การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ การทำสำเนา การเก็บรักษา
2. ระบบการจัดการด้านข่าวสาร เช่น โทรสาร ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง
3. ระบบประชุมทางไกล เช่น การประชุมด้วยภาพและเสียง การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ โทรทัศน์ภายใน ระบบสื่อสารทางไกล
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบ การนำเสนอ กระดานข่าว โประแกรมเครือข่ายกลุ่ม ระบบจัดระเบียบงาน

ประโยชน์ของ OA

1. เพิ่มประสิทธิภาพ โดยสามารถลดจำนวนคนหรือเพิ่มคนแต่ได้งานเพิ่มขึ้น
2. การติดต่อสื่อสารในองค์การมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
3. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
4. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น
5. สร้างผลกระทบทางบวก

การใช้ OA ในมหาวิทยาลัย

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ถูกเรียกในภาษาไทยหลายแบบ อาทิเช่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานไร้กระดาษ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวทำให้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) สามารถจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล นอกจากนั้น ยังช่วยลดงานด้านการจัดเก็บเอกสารและการจัดทำเอกสาร รวมถึงการลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในองค์กรอีกด้วย

ในที่นี้ขอกล่าวถึงการรับส่งหนังสือผ่านระบบงานสารบรรณของมหาวิทยาลัย โดยส่วนมากแล้วผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณต้องมีหน้าที่และความรอบรู้ในเรื่องต่าง ๆ โดยมีหลักดังต่อไปนี้

1. การรับ – การส่งหนังสือราชการ
2. การร่างหนังสือโต้ – ตอบของราชการ
3. การจัดเก็บ เอกสาร หนังสือ และจดหมายราชการ
4. การรู้จักแหล่งแลกเปลี่ยนหนังสือ
5. การรู้สืบค้นหาหนังสือ ระเบียบ คำสั่ง ฯลฯ ของราชการ
   

โดยปัจจุบันนี้ มหาวิทยาลัยต่าง ๆ ได้ดำเนินการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ในระบบสารบรรณ หรือเรียกอีกอย่างว่า ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็น คณะ / สถาบัน / สำนัก / กอง / วิทยาลัย โดยให้สามารถสื่อถึงกันโดยรวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาทรัพยากร และงบประมาณ ดังนั้นการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้กับองค์กรใหญ่ระดับมหาวิทยาลัยถือว่าเป็นเรื่องที่ดี ถึงแม้จะไม่สามารถครอบคลุมการทำงานทั้งหมดของระบบงานสารบรรณ เพราะหนังสือบางประเภทยังไม่สามารถที่จะส่งผ่านทางระบบได้ หนังสือที่ส่งผ่านทางระบบส่วนใหญ่ได้แก่ หนังสือแจ้งเวียน หนังสือข่าวสารทั่วไป หนังสือเชิญประชุม หนังสือแจ้งเพื่อทราบ โดยเราสามารถเรียนรู้การส่งหนังสือผ่านระบบสำนักงานได้ไม่ยาก โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้งานผ่านเว็บไซต์ โดยมีสิ่งที่หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย จำเป็นต้องใช้ได้แก่เมนู

• ข้อมูลเข้า คือ หนังสือที่หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยส่งเข้ามา โดยจะประกอบด้วยหนังสือ 2 ประเภท คือ หนังสือภายในและภายนอก
• ข้อมูลออก คือ ข้อมูลที่หน่วยงานได้ส่งออกไปยังหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย
• ทะเบียนรับภายใน คือ การลงทะเบียนรับหนังสือจากหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยที่ไม่ได้ส่งผ่านระบบเล็กทรอนิกส์
• ทะเบียนส่งภายนอก คือ การบันทึกข้อมูลหนังสือที่ส่งออกภายนอกมหาวิทยาลัย

เมนูที่กล่าวมาข้างต้น เป็นหัวใจหลักที่ต้องใช้งานในประจำวันของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ดั้งเดิมนั้นเราอาศัยการเก็บข้อมูลหนังสือภายในและภายนอก โดยการเก็บรวบรวมเข้าแฟ้มสำนักงานและจัดเป็นหมวดหมู่คล้ายกับเมนูที่กล่าวมาข้างต้น เมื่อเวลาผ่านไปเอกสารเพิ่มขึ้นเนื้อที่การจัดเก็บน้อยลง แต่การเก็บเอกสารที่ผ่านมาทางระบบหรือการเก็บเพิ่มเติมเข้าไปในระบบนั้น คือการใช้วิธีแสกนหนังสือเข้าไปและจัดเก็บตามแหล่งที่มาและประเภทของของหนังสือ จะทำให้สะดวกในการค้นหาในภายหลัง โดยการสร้างแฟ้มเอกสารไว้ภายในระบบ เมื่อสิ้นปีแทนที่จะต้องหอบแฟ้มเอกสารไปเก็บในห้องเก็บเอกสารเก่า เพื่อเว้นที่ไว้เก็บเอกสารใหม่เราสามารถเก็บในแผ่นซีดี ทำให้ประหยัดทั้งเนื้อที่และเวลาการทำงาน ถ้าลองเปรียบเทียบการจัดเก็บข้อมูลในระยาวแล้วระบบอิเล็กทรอนิกส์มีประประโยชน์มากมายทีเดียว

ดังนั้นมหาวิทยาลัยมีการส่งเสริมให้หน่วยงานทุกหน่วยหันมาทำงานสารบรรณบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในการปฏิบัติราชการ เพื่อส่งเสริมความรู้ความสามารถ สร้างทัศนคติเพื่อการเรียนรู้ร่วมกันในการพัฒนางานขององค์กร

แหล่งที่มา

http://sosk.pres.tsu.ac.th