การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มนุษย์สร้างขึ้น โดยมีชุดคำสั่งระบบสั่งการในการทำงาน เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ ที่จะช่วยในการดำเนินงานและปฏิบัติงานส่งผ่านกระบวนการข้อมูลภายในสำนักงาน

ส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์

1. ตัวเครื่อง ได้แก่ อุปกรณ์ต่าง ๆ ด้านอิเล็กทรอนิกส์ที่รวมประกอบขึ้นมาเป็นประโยช์ในการทำงาน เช่น หน่วยรับข้อมูล หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยแสดงผล


2. คำสั่งเครื่อง เป็นโปรแกรมที่ควบคุมและสั่งการในการปฏิบัติงานของระบบคอมพิวเตอร์ให้แสดงผลหรือจัดการข้อมูลตามที่ต้องการ


3. คน ถือว่าเป็นส่วนสำคัญในการเป็นผู้ลงมือปฏิบัติและนำผลไปใช้ให้เกิดประโยชน์

สำนักงานอัตโนมัติ

คือ การนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์ทางเทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยในการปฏิบัติงาน ให้สามารถดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด สำนักงานที่มีการใช้อุปกรณ์สำนักงาน ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีชั้นสูง ปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ แทนคนได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการประมวลข้อมูลข่าวสารทุกรูปแบบ โดยมีการจัดเก็บ และเรียกใช้ข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการ

ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภทคือ

1. ระบบการจัดการด้านเอกสาร เช่น การประมวลผลคำ การประมวลผลภาพ การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ การทำสำเนา การเก็บรักษา
2. ระบบการจัดการด้านข่าวสาร เช่น โทรสาร ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง
3. ระบบประชุมทางไกล เช่น การประชุมด้วยภาพและเสียง การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ โทรทัศน์ภายใน ระบบสื่อสารทางไกล
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบ การนำเสนอ กระดานข่าว โประแกรมเครือข่ายกลุ่ม ระบบจัดระเบียบงาน

ประโยชน์ของ OA

1. เพิ่มประสิทธิภาพ โดยสามารถลดจำนวนคนหรือเพิ่มคนแต่ได้งานเพิ่มขึ้น
2. การติดต่อสื่อสารในองค์การมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
3. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
4. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น
5. สร้างผลกระทบทางบวก